Modificaciones en el legajo (modalidad, carrera, CAU, plan y turno)

INDICE:

1. CAMBIO DE MODALIDAD

2. CAMBIO DE SUBMODALIDAD

3. CAMBIO DE CAU

4. REVISIÓN DE CONDICIÓN DE MATERIAS TRAS EL PASE 

5. CAMBIO DE CARRERA

6. ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE ESTUDIO 

7. CAMBIO DE TURNO DE CURSADO

8. MODIFICACIÓN DE DATOS EN EL LEGAJO

9. BAJA ADMINISTRATIVA

10. BAJA DE LEGAJO

11. BAJA DE LEGAJO POR LEGAJO DUPLICADO

12. REAPERTURA DE LEGAJO

13. CAMBIO DE MEDIOS DE PAGO

CAMBIO DE MODALIDAD

¿Cuándo corresponde derivar un ticket a Trámites?

Se debe derivar cuando el estudiante desee solicitar un cambio de modalidad de cursado o necesite asistencia por una gestión de cambio de modalidad ya iniciada.

¿Qué casos deben derivarse al área de Trámites?

Las derivaciones corresponden a solicitudes de cambio de modalidad o submodalidad P -PH, así como a errores en materias, equivalencias o EFIP detectados luego de un cambio de modalidad.

 Consideraciones sobre EFIP  

Antes de generar el trámite, verificar si el cambio de modalidad puede impactar en las condiciones de EFIP I o EFIP II.  

EFIP I

Pase de modalidad Presencial a Distancia

• Si el estudiante posee 21 o más materias aprobadas correspondientes al primer tramo de la carrera, podrá quedar eximido de rendir EFIP I.

• En carreras que no poseen módulo de EFIP I, el Seminario de Práctica o Seminario de Planificación y Control de Gestión deberá encontrarse aprobado dentro de esas 21 materias para que corresponda la eximición.

• Si no cumple estas condiciones, deberá rendir EFIP I en la modalidad de destino.

Pase de modalidad Distancia a Presencial

• Si el estudiante posee 21 o más materias aprobadas correspondientes al primer tramo de la carrera, deberá rendir EFIP I antes de efectuar el pase.

• Si posee hasta 20 materias aprobadas en dicho tramo, podrá quedar eximido de EFIP I.

Importante: Se considera primer tramo de la carrera al conjunto de materias comprendidas entre el 1.° y el 6.° semestre.

EFIP II

Pase de modalidad Presencial a Distancia

• Si al momento del pase restan aprobar 5 o más materias del último año de la carrera (sin considerar Seminario Final), deberá rendir EFIP II.

• Si restan aprobar 4 materias o menos, quedará eximido de EFIP II.

Pase de modalidad Distancia a Presencial

• Si el estudiante posee aprobadas hasta 4 materias del último año de la carrera, podrá realizar el pase y quedará eximido de EFIP II.

• Si posee aprobadas 5 o más materias del último año, no podrá realizar el cambio de modalidad y deberá finalizar la carrera en su modalidad actual.

 CAMBIO DE SUBMODALIDAD

¿Cuándo corresponde derivar un ticket?  derivar un ticket al área de Gestiones N2 cuando el estudiante solicite un cambio de submodalidad (entre modalidades distancias) de cursado o requiera asistencia sobre una solicitud ya iniciada. 

Casos que deben derivarse a Trámites:

• Solicitud de cambio de submodalidad (entre modalidades distancias). 

• Consulta sobre el estado de la solicitud. 

• Solicitud rechazada. 

• Inconvenientes derivados del cambio de submodalidad. 

CAMBIO DE CAU

¿Cuándo corresponde derivar un ticket?

Se deberá derivar un ticket al área de Gestiones N2 cuando el estudiante solicite cambiar el CAU o sede donde continuará desarrollando sus actividades académicas.

Casos que deben derivarse a Gestiones N2:

• Solicitud de cambio de CAU.
• Consulta sobre el estado de una solicitud de cambio de CAU.
• Solicitudes de cambio de CAU rechazadas.
• Inconvenientes relacionados con un cambio de CAU previamente realizado.

Casos especiales:

• Cuando el pedido de cambio de CAU provenga del frente (1ra línea o mesa de atención de sede), se procederá con el cambio directo.
• Los pedidos realizados desde un CAU deberán gestionarse utilizando la base correspondiente para validar la información y proceder con la solicitud de cambio de CAU.

Cuando el estudiante solicite un cambio de CAU, se le deberá compartir el siguiente formulario:

🔗Formulario para el estudiante:  https://forms.gle/7B6XUsR1GCDZF7jB7

Regla operativa | Cambio de CAU

Si la consulta sobre Cambio de CAU es realizada por un CAU, el asistente virtual deberá compartir el siguiente formulario para que sea completado por el estudiante:

🔗 https://forms.gle/7B6XUsR1GCDZF7jB7

No deberá derivar al estudiante a otros canales antes de proporcionar este enlace.

 

REVISIÓN DE CONDICIÓN DE MATERIAS TRAS EL PASE 

¿Cuándo corresponde derivar un ticket? derivar un ticket al área de Trámites cuando, luego de un cambio de modalidad o carrera, el estudiante informe que una o más materias quedaron registradas con una condición académica incorrecta. 

Casos que deben derivarse a Trámites:

• Materias que no conservaron la condición que correspondía luego del pase. 

• Materias que cambiaron a una condición distinta a la prevista por reglamento. 

• Dudas o reclamos sobre la condición académica de una materia luego de un pase de modalidad o carrera. 

 

CAMBIO DE CARRERA

¿Cuándo corresponde derivar un ticket? Derivar un ticket al área de Trámites cuando el estudiante solicite cambiar de carrera o requiera asistencia sobre una solicitud de cambio de carrera ya iniciada.  

Casos que se pueden derivar: 

• Solicitud de cambio de carrera.

• Consulta sobre el estado de una solicitud de cambio de carrera.

• Cambio de carrera rechazado.Error en la condición de materias luego del pase.

• Error en equivalencias luego del pase.

• Error en la condición de EFIP luego del pase.

ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE ESTUDIO 

¿Cuándo corresponde derivar un ticket? Derivar un ticket al área de Trámites cuando el estudiante solicite una actualización de plan de estudios o cuando un cambio de modalidad/carrera implique automáticamente el pase a un plan vigente.  

 

CAMBIO DE TURNO DE CURSADO

¿Cuándo corresponde derivar un ticket? derivar un ticket al área de Trámites cuando un estudiante solicite un cambio de turno de cursado.

Casos que pueden gestionarse:

• Estudiantes de modalidad P.

• Estudiantes de modalidad PH.

• Estudiantes de modalidad ED

Condiciones

• El turno solicitado debe encontrarse disponible según la oferta académica de la carrera.

• La carrera debe ofrecer cursado en el turno solicitado (mañana o noche).

• Para visualizar los horarios de cursado de cada carrera, consultar la oferta académica vigente.

 

MODIFICACIÓN DE DATOS EN EL LEGAJO

Modificar datos personales / Número de DNI

Asesores primera línea:

Antes de realizar la derivación, deberás realizar las siguientes validaciones:

• Verificar si el alumno ya envió una copia de su DNI por Consulta Alumnos. En caso de que no lo haya enviado, deberemos solicitarlo previo a derivarlo.

• Si verificamos que se encuentra cargada la copia del DNI en un ticket, deberemos tipificar el ticket y derivarlo a la bandeja de Asesores Segunda Línea. 

Asesores segunda línea:

• Validar si la copia del DNI es legible y proceder a modificar los datos. En caso de que no sea posible (haya 2 alumnos con el mismo número de DNI), deberá revisar con SITA.

• No debemos corregir únicamente el dato solicitado. Al validar el DNI, es necesario actualizar todos los campos que corresponden, aunque el estudiante no los haya informado. Esto nos permite regularizar el registro completo en una sola gestión y evitar retrabajos.

• Toda solicitud que requiera validación documental debe incluir el DNI físico (frente y dorso), no se acepta DNI de Mi Argentina.

• Para los campos sin información, utilice S/D (sin dato). Esos campos no serán modificados.

CAMBIO DE ESTADO DE EL LEGAJO 

1. BAJA DE LEGAJO/BAJA DE LEGAJO DUPLICADO

Antes de realizar la derivación, es necesario validar el motivo real de la baja del legajo.

Validaciones obligatorias:

• Revisar el motivo de baja siguiendo el proceso de Grupo de Riesgo.
• Si el estudiante manifiesta que desea abandonar sus estudios, no corresponde esta gestión y se deberá continuar con el circuito de Grupo de Riesgo.

Motivos válidos para utilizar esta tipificación:

• Legajo Preinscripto.
• Legajo Duplicado.
• Legajo Inactivo.

Cuándo derivar: Corresponde realizar la derivación cuando el estudiante solicite:

• La baja de un legajo duplicado.
• La baja de una preinscripción vencida de un período anterior.
• La baja de un legajo inactivo.
  
  

2. BAJA ADMINISTRATIVA

Este estado es gestionado por Administración cuando se produce una anulación de pago, lo que genera una deuda en la cuenta del estudiante.

• Si la anulación corresponde a una baja administrativa, el legajo queda inactivo hasta regularizar la situación.
• Una vez que el estudiante abona la deuda pendiente, el legajo se reactiva y puede continuar con su actividad académica con normalidad.
• Este estado puede visualizarse tanto en procesos de alta como de baja, ya que responde exclusivamente a una situación administrativa vinculada al pago.

Qué informar al estudiante:
"Tu legajo se encuentra en un estado administrativo asociado a una anulación de pago. Una vez regularizada la deuda pendiente, el legajo se reactivará automáticamente para que puedas continuar con normalidad

3. REAPERTURA DE LEGAJO

Antes de realizar la derivación, es necesario validar que el legajo no se encuentre en estado "Baja por Anulación de Pago".

🚨 Importante:

• Cuando el legajo se encuentra en Baja Administrativa por Anulación de Pago, no corresponde solicitar la reapertura de manera directa.
• En estos casos, el requerimiento debe ser derivado previamente a Cobranzas para que el área valide que el pago haya sido correctamente imputado.
• Una vez validada la situación, Cobranzas deberá brindar la autorización correspondiente a N2 para gestionar la reapertura del legajo.

Acción del asesor:
Verificar el motivo de la baja antes de derivar. Si se trata de una Baja por Anulación de Pago, derivar a Cobranzas para su validación y autorización previa.

 

Estado de carrera	Uso relevado	Proceso asociado
Baja Académica Transitoria	Podría aplicar ante suspensiones o sanciones académicas. Tambien, se usa cuando no hay actividad académica por muchos años.	Sanciones
Baja Administrativa	Estado solicitado por Administración, tanto para alta como para baja, ante anulaciones de pago, lo que genera deuda y cuando paga deuda se activa el legajo.	Gestión de Cobros (Anulación de pago)
Baja Carrera	Estado aplicado cuando el estudiante solicita la baja de la carrera y, luego de la intervención de Grupo de Riesgo, decide avanzar con la baja. También se utiliza en el procedimiento de Baja de Oferta Académica cuando el estudiante opta por reintegro.	Retención (Grupo de Riesgo), Baja de Oferta Académica, Reintegro (parte de Gestión de Cobros)
Baja por Inactividad	Según reglamento, debería aplicarse cuando el estudiante no abona dos matrículas consecutivas. Actualmente no se utiliza.	Recupero
Pase / Cambio Carrera	Se utiliza sobre el legajo de origen cuando el estudiante cambia de carrera. El legajo origen se a de baja por el cambio.	Proceso de Pases
Matrícula Paga	Estado que se interpreta operativamente como estudiante o legajo activo, independientemente de si la matrícula fue abonada o no. El nombre del estado no refleja necesariamente su uso actual. (Es cuando el estudiante ya pagó la matricula, no significa que este paga la matricula del periodo vigente sino que ya pago una matricula y se convirtió en estudiante.	Procesos de gestión y atención al estudiante
Reinicio Pendiente - En Garantía	Estado asociado históricamente a Garantía de Adaptación. Según lo relevado, no debería utilizarse actualmente, ya que la garantía se gestiona por botón y debería avanzar hacia autogestión.	Garantía de Adaptación

CAMBIO DE MEDIOS DE PAGO