Gestiones de Cobranzas

INDICE

1. ANULACIÓN DE TICKET
2. ANULACIÓN DE TICKET – MATERIA EXTRA
3. ANULACIÓN DE PAGO
4. INCONVENIENTE CON PROMOCIÓN
5. PROMOCIÓN ALUMNO RECUPERO
6. TRASPASO DE ARANCELES ENTRE ALUMNOS
7. ERROR EN LA GENERACIÓN DE TICKETS

 

1-ANULACIÓN DE TICKET

Antes de gestionar una anulación de ticket, verificar lo siguiente:

• Confirmar que la anulación no pueda realizarse desde la botonera disponible en Portal Estudiante, SGU o Campus.
• Proceder únicamente cuando:
  • Exista un error del sistema al intentar realizar la anulación desde la aplicación de anulación disponible en Portal Estudiante o Campus.
  • Se trate de un pedido de excepción debidamente fundamentado.
• Realizar el correspondiente análisis académico.

Tener en cuenta

• Validar la cantidad de materiales involucrados.
• Si la solicitud corresponde a un caso de no cursado y las materias se encuentran en condición Libre por Nota, no corresponde anular el ticket, ya que previamente debe solicitarse a SOA la anulación de la inscripción.
• Si el estudiante cursó y abonó, no corresponde anular el ticket, sino facturarlo. Para ello, verificar el registro de pago mediante SOPER y contar con los comprobantes correspondientes.

 

2-ANULACIÓN DE TK MATERIA EXTRA

Tener en cuenta el periodo de calendario academico de inscripciones de anulación, si estamos fuera del periodo de inscripción se debe solicitar la anulación de la materia, ya que no avanzamos con la anulación del tk en estado Libre por Nota de la materia extra.

Analizar la cantidad de materias académicamente y su estado.
Si lo abono y curso no corresponde anular el tk sino ver registro del pago con SOPER y sus respectivos comprobantes.

3-ANULACIÓN DE PAGO

Desde Cobranza solo se anulan pagos efectuados vía online, desde pago electrónico y por Rapipago Telefónico. En el caso de pagos por Posnet se debe ver con SOPER.

Toda anulación de pagos generará deuda, ya que los aranceles fueron facturados. Luego de cada anulación de pago se gestionará por parte de cobranza una baja administrativa en el legajo en cuestión, para solicitar la alta, el alumno deberá realizar un pago a cuenta por el valor del semestre. Una vez efectuado el pago se deberá solicitar el OK de Cobranzas para que se avance con el ALTA administrativa.

MOTIVOS DE ANULACIÓN DE PAGOS:

👉 Anulación de pago - Pago duplicado:

• Por error en la plataforma abono varias veces los mismos conceptos.

👉  Anulación de pago - Error plan de pagos:

• Se debe indicar cuál es el plan de pagos que deseaba y tener en cuenta los recargos que tiene dicho plan.
• Al anular un pago en el cual ya se ha emitido una factura, se generará deuda (puede demorar hasta 30 días) y el alumno deberá abonar a cuenta con el plan de pago deseado luego de la confirmación de anulación.
• En su resumen de tarjeta recibirá una NC por el monto total abonado con el pago anulado y se continuará cobrando las cuotas correspondientes al mismo. Es decir que si abonó luego a cuenta, tendrá 2 planes de pagos con sus respectivas cuotas y 1 NC por el total del pago anulado.

👉 Anulación de pago de Mobbex:

Es importante que los pedidos estén completos y aclarando que no posee el comprobante.

• NÚMERO DE EXALUMNO DE DNI:
• FECHA:
• 4 ÚLTIMOS DE LA TC:
• PLATAFORMA DE PAGO UTILIZADA:
• CUOTAS

Anulación de pago efectuados por Mobbex en 1 Cuota. Deberán informales a los alumnos que dicha anulación de pago implica la pérdida del beneficio recibido.

• Anulación de Pago con Mobbex: En caso de que un cliente haya realizado el pago a través de MOBBEX y luego este pago sea anulado, se procederá a la anulación de dicho pago.
  Pérdida de Descuento: Debido a que el pago por medio de Mobbex permite aplicar un descuento especial del 10%, cuando este pago es anulado.
• El cliente pierde el beneficio de dicho descuento, por lo que en el caso que el alumno decida abonar por otro medio (por ej, PPT en 6 cuotas) dicha transacción debe ser abonada/cancelada por el valor de los aranceles sin tener presente el descuento del 10% aplicado con anterioridad.

 👉 Anulación de pago - Baja de Legajo:

Motivos de anulación de Pagos a gestionar: 

• Por pago duplicado (Sin baja administrativa dentro de las 48 hs de pago)

• Por error en plan de pagos (Con baja administrativa hasta que abone a cuenta con el plan correcto)

• Baja definitiva por no cursado (dentro de las 48 hs de pago) con baja de legajo previa con Tramites. 

• Motivo personal especificado con baja administrativa (Ej: accidente)
  
  
  

¿CUÁNDO SE SOLICITA LA ANULACIÓN DE PAGO?

• El mismo día del pago -  antes de las 18 hs: el pago será ANULADO , es decir que no le llegará la operación detallada en su resumen de cuenta.

• El día siguiente -  hasta 48hs después de realizado el pago: este plazo de tiempo no aplica para los alumnos que reclaman la disminución de intereses en las tarjetas de crédito. El pago será DEVUELTO  a la entidad, es decir que le llegará la operación detallada en su resumen de cuenta, ya su vez una Nota de Crédito cancelando el monto.

🎯 Validaciones previas:

• Sin el correcto cod de operación o bien ID del pago y motivo especificado no se podrá gestionar la anulación del pago.

• En caso de pedido por baja definitiva del legajo, se debe solicitar a tramites antes de derivar a cobranza.

• En el caso de pago imputado en otro alumno no corresponde anular el pago sino gestionar por traspaso de pagos entre alumnos.

• No se anulan pagos por trámites facturados.

• Si pasaron las 48 hs, se debe derivar un pedido de Riesgo de baja.

4-INCONVENIENTE CON PROMOCIÓN

Teniendo en cuenta los posibles casos donde los alumnos no cuentan con la promoción aplicada o un porcentaje incorrecto en sus entradas.

Tenga en cuenta en el caso de derivación a cobranza que se debe adjuntar la captura de e-pagos con el import que da a pagar por el cual se reclama y la captura de la wix de precios para ese legajo y fecha.

No abonar a cuenta hasta que no se corrija la promoción en caso de error de sistemas.

A partir de esto se nos pueden presentar tres escenarios distintos en función del plazo de vencimiento de la promoción , entre los cuales distinguimos:

👉 PROMOCIÓN NO APLICADA

DENTRO DE LAS 48 HS

Verificar:

• Es alumno reinscripto.

• La promoción vence dentro de las próximas 48 hs.

🚨 Si el alumno desea abonar dentro del plazo correspondiente y la promoción no se encuentra aplicada, se deberá tomar un pago a cuenta por el importe que correspondería abonar con la promoción vigente.

👉 YA VENCIÓ

Verificar

• Es alumno reinscripto.

• Existe TK donde se manifiesta la intención de pago dentro de los plazos de la promoción.

• La promoción ya venció.

🚨 Si el alumno desea abonar dentro del plazo correspondiente y la promoción no se encuentra aplicada, se deberá tomar un pago a cuenta por el importe que correspondería abonar con la promoción vigente.

 PROMOCIÓN NO APLICADA

Verificar

• Es alumno reinscripto.

• La promoción NO vence dentro de las próximas 48 hs.

🚨Si el alumno desea abonar dentro del plazo correspondiente y la promoción no se encuentra aplicada, corresponde gestionar la aplicación del descuento vigente. 

5-PROMOCIÓN ALUMNO RECUPERO 

La promoción recupero aplica SOLO si el alumno abona los conceptos completos. Es decir, si primero abona la matrícula y luego aranceles no tendrán los descuentos correspondientes. La promoción del 60% solo se aplica sobre los aranceles.

En los siguientes casos se debe derivar a Cobranzas.

1. Alumno que cumpla con las condiciones de recuperación y no cuente con la promoción aplicada luego de haber generado los boletos.
2. Alumno con ticket diferenciado generado, que no impacta la promoción de manera automática por cuestiones de configuración del ticket.
3. Alumno con pase de carrera y/o modalidad, (no submodalidad).
4. Alumnos que tengan deudas de periodos anteriores (se debe derivar a SOPER previamente con formato de NC).
5. En el caso de que tenga boletos pendientes de pago de períodos anteriores, ya que el sistema no le permitirá anular y se trata de una excepción promocional solo para estos alumnos, se debe solicitar la anulación de los mismos.
6. Los tickets deben estar generados para el periodo en curso y en caso de error en la generación de los tks verificar si el cau, plan de estudio, modalidad etc están correctos.

6-TRASPASO DE ARANCELES ENTRE ALUMNOS

Verificar el motivo del pedido de traspaso. Si dicho pedido implica la baja de algún legajo, la gestión deberá realizarse desde Grupo de Riesgo.

No debemos asegurar ni ofrecer traspasos de fondos, salvo que se trate de un pago imputado por error en otro legajo, ya que en los demás casos el proceso implica la baja del legajo cedente.

👉 Traspaso de aranceles entre alumnos por baja del cedente

Validar

• Baja de legajo (aplica persistencia).
• Actividad académica del alumno que quiere transferir el saldo y estado de las materias.
• Que no tenga otros casos por el mismo motivo.
• Que el pago se encuentre acreditado.

Tener en cuenta

• Que el legajo del cedente esté dado de baja y no tenga deuda.
• Que el legajo del cedente tenga saldo a favor para traspasar.
• Si no posee saldo a favor y el pedido corresponde a un período sin curso facturado, se debe emitir previamente la NC de manera automática a través de SOPER.
• Que el legajo del alumno receptor esté activo o preinscripto, con los tickets del período en curso correctamente generados y sin tickets pendientes de períodos anteriores que no corresponda abonar.

👉 Traspaso de aranceles por pago imputado en otro alumno

Validar

• Pago mal imputado (el pago fue realizado desde el PE de otro alumno).
• En este caso NO es necesaria la baja académica de ningún alumno.

Tener en cuenta

• Se generará al alumno cedente una deuda por el importe transferido, la cual deberá abonarse a cuenta.
• Si el pago mal imputado fue efectuado con recargos, al alumno receptor solo se le transferirá el importe del pago sin recargos, ya que estos permanecerán computados en el legajo del alumno cedente.

 🚨Importante:

• No es necesario ser familiar directo; el formulario firmado por ambas personas físicas es suficiente.
• El acuerdo debe enviarse a la Universidad por correo postal al Vicerrectorado de Gestión Institucional para su incorporación al legajo.
• De forma excepcional, podrá gestionarse inicialmente con documentación escaneada para agilizar el proceso.
• El alumno contará con 30 días para presentar la documentación requerida en forma física mediante correo postal.

7-ERROR EN LA GENERACIÓN DE TICKETS

MATERIAS EXTRAS - ALUMNOS NI

Los alumnos NI no pueden realizar materias extras, por lo que no corresponde realizar una derivación en estos casos.

Informar al alumno:

"Al ser ingresante, en esta oportunidad no podrás hacer materias extras. Recién podrás hacerlo luego de abonar tu segunda matrícula."

Derivación por error en la generación de tickets: 

Es indispensable intentar generar los tickets desde el Portal de Estudiante y verificar que el inconveniente persista.

 

Antes de derivar:

• Este proceso deberá utilizarse únicamente cuando exista un error al generar los tickets desde el Portal de Estudiante.

• Solo en caso de presentarse un error en dicha gestión, corresponderá realizar la derivación.