Gestiones administrativas

Índice

1. Análisis de motivo de deuda
2. Facturación con saldo a favor del estudiante
3. Nota de crédito por periodo no cursado
4. Nota de crédito por promoción o beca no aplicada
5. Nota de crédito por cambio de modalidad / carrera 

6. Traspaso de aranceles por pago imputado erróneamente

7. Traspaso de aranceles - Ticket A al Ticket B
8. Pago no imputado
9. Garantía de adaptación

1. Análisis de Motivo de Deuda

Descripción

Esta gestión corresponde cuando el estudiante presenta una deuda o un saldo pendiente y, luego de realizar las validaciones correspondientes, no es posible identificar el origen del importe adeudado con la información disponible.

Su objetivo es solicitar el análisis del caso por parte del equipo especialista cuando el motivo de la deuda no pueda determinarse desde el primer nivel de atención.

¿Cuándo corresponde?

Corresponde solicitar esta gestión cuando:

• El estudiante presenta una deuda o saldo pendiente.
• Se revisó la información disponible en los sistemas institucionales.
• No es posible determinar el origen de la deuda.

Validaciones previas

Antes de derivar, verificar siempre:

• La cuenta corriente del estudiante.
• Las facturas, recibos, notas de crédito y notas de débito registradas.
• Que el origen de la deuda no pueda determinarse con la información disponible.
• Si el estudiante posee antecedentes de:
  • Cambio de submodalidad.
  • Aranceles abonados de forma duplicada.

Circuito de derivación

2. Facturación con Saldo a Favor del Estudiante

Descripción

Esta gestión corresponde cuando el estudiante posee un saldo a favor en la Universidad y solicita utilizarlo para cancelar un concepto arancelado.

También contempla aquellos casos en los que la facturación automática de un ticket de semestre no se realizó, a pesar de haber transcurrido el plazo establecido.

¿Cuándo corresponde?

Corresponde solicitar esta gestión cuando:

• El estudiante desea utilizar su saldo a favor para abonar un trámite arancelado, como por ejemplo:
  • Analítico legalizado.
  • Programa de materias.
  • Certificados.
  • Otros trámites arancelados.
• Se generó un ticket de semestre, transcurrieron más de 24 horas y la facturación automática no se realizó.

En estos casos, el saldo disponible debe ser igual o superior al importe del trámite.

Validaciones previas

Antes de derivar, verificar siempre:

• Que el estudiante posea un saldo a favor disponible.
• Que el saldo sea igual o superior al importe del trámite o concepto que desea facturar.
• Que, en caso de tratarse de un ticket de semestre, hayan transcurrido más de 24 horas desde su generación sin que se haya realizado la facturación automática.

Circuito de derivación

3 -Nota de crédito por periodo no cursado

1. Consideraciones generales

La Nota de Crédito (NC) es una gestión administrativa que permite analizar el reconocimiento de los aranceles de cursado abonados cuando el estudiante no registró actividad académica en el período correspondiente.

Matrícula

⚠️ No corresponde emitir Nota de Crédito por matrícula.

La matrícula corresponde a gastos administrativos asociados a la vinculación del estudiante con la Universidad:

• Creación del usuario institucional.
• Alta del legajo académico.
• Activación de licencia en la plataforma virtual.

Por este motivo, no corresponde reconocer total ni parcialmente el importe abonado en concepto de matrícula.

Excepciones

Corresponde analizar el caso únicamente cuando:

• El estudiante abonó por error una matrícula correspondiente a otro período.
• El pago fue imputado a un legajo incorrecto.
• El estudiante abonó matrícula fuera de vigencia.

Reconocimiento de aranceles

• El análisis de reconocimiento de aranceles aplica para modalidad PH, ED Y EDH.

¿Cuándo puede solicitarse una Nota de Crédito?

La gestión puede solicitarse cuando se cumpla alguno de los siguientes escenarios:

• El semestre haya finalizado.
• Finalizó el período de inscripción al segundo bimestre (B), tanto para arancel completo como parcial.

Validaciones previas obligatorias

Antes de derivar una solicitud de Nota de Crédito, el asesor debe verificar:

1. Que no exista una Nota de Crédito emitida previamente por el mismo concepto.
2. Que el estudiante haya abonado aranceles de cursado (Ticket A, Ticket B o ambos).
3. Que no haya registrado actividad académica, validando:
   • La cantidad de materias a las que se inscribió.
   • La cantidad de materias efectivamente cursadas.
4. Si el estudiante se inscribió a la materia Inglés, ya que esta también se abona y se considera una materia cursada a los fines del análisis.

⚠️ Recordatorio: La matrícula no se contempla dentro del análisis de reconocimiento.

Consideración especial: Materia Inglés

Desde período 2/25 se debe validar la inscripción a la materia Inglés.

Aunque el estudiante no tenga actividad académica:

• No puede ser anulada.
• Se considera materia cursada.

Esto debe contemplarse al momento de analizar si corresponde reconocimiento del importe abonado.

¿Cómo se realiza la Nota de Crédito? 

La gestión debe realizarse siempre desde el botón Nota de crédito por periodo ni cursado nvo, que se encuentra en el sistema institucional: SGU/ CAMPUS VIRTUAL.

Circuito de derivación

Criterios generales de reconocimiento

⚠️ Importante: Los porcentajes de reconocimiento aplican únicamente sobre los aranceles de cursado abonados (TK A / TK B). La matrícula queda excluida en todos los casos.

Carreras de Grado: aplica lo siguiente

Arancel de cursado abonado	Situación académica ( cursó )	Reconocimiento posible
TK B (50%)	0 materias cursadas	Hasta el 50% del arancel abonado.
TK A (60%) + TK B (40%)	0 materias cursadas	Hasta el 100% del arancel de cursado abonado.
TK A (60%) + TK B (40%)	Cursó entre 1 y 3 materias según condiciones del período	Hasta el 40% correspondiente al TK B.

Carreras de Pregrado: aplica lo siguiente

Aranceles de cursado abonados	Situación académica	¿Corresponde NC?	Porcentaje de reconocimiento
TK B (50%)	0 materias cursadas	✅ Sí	50%
TK A (60%) + TK B (40%)	0 materias cursadas	✅ Sí	100%
TK A (60%) + TK B (40%)	De 1 a 4 materias cursadas (período A)	❌ No	—
TK A (60%) + TK B (40%)	De 1 a 2 materias cursadas (período B)	✅ Sí	40%

 

4-Nota de crédito por promoción o beca no aplicada:

Esta gestión corresponde cuando el estudiante posee una beca o beneficio vigente, realizó el pago de sus aranceles y el descuento no fue aplicado al momento de efectuar el pago.

Su objetivo es solicitar la revisión del caso cuando el beneficio se encontraba vigente y, por un inconveniente administrativo, no se reflejó en la facturación.

¿Cuándo corresponde?

Corresponde solicitar esta gestión cuando:

• El estudiante realizó el pago de sus aranceles.
• La beca o beneficio se encontraba vigente y activo en su legajo al momento del pago.
• El descuento correspondiente no fue aplicado.

Validaciones previas

Antes de derivar, verificar siempre:

• La fecha en la que el estudiante realizó el pago, mediante el recibo o comprobante disponible en Pago Electrónico.
• Que la beca o beneficio estuviera vigente en la fecha del pago.
• La vigencia del beneficio en el listado de becas o en el ticket de HubSpot donde fue otorgado.

Circuito de derivación

5. Nota de crédito por cambio de modalidad / carrera

Descripción

Se utiliza cuando hubo un cambio de carrera y/o modalidad y existe una diferencia de aranceles/matrícula que se debe ajustar, sea en favor del alumno o en deuda.

Circuito de derivación

6. Traspaso de Aranceles por Pago Imputado Erróneamente

Descripción

Esta gestión corresponde cuando el estudiante realizó un pago a cuenta y el importe fue imputado por error en un concepto (matrícula o arancel), período o legajo que no correspondía.

El objetivo es solicitar el traspaso del importe al concepto o legajo correcto, manteniendo el pago realizado por el estudiante.

No corresponde utilizar esta gestión para:

• solicitar una devolución de dinero;
• solicitar reconocimiento de aranceles;
• gestionar pagos que no se encuentran acreditados.

¿Cuándo corresponde?

Corresponde solicitar esta gestión cuando:

El estudiante realizó un pago para abonar sus aranceles correspondientes, pero lo imputó por error en otro concepto o legajo.

Ejemplo: el estudiante debía abonar los aranceles de su carrera actual, pero imputó el pago en una prescripción antigua; un legajo anterior; un legajo generado por una articulación; otro concepto diferente al correspondiente (por ejemplo, matrícula en lugar de arancel).

En estos casos, no corresponde solicitar una devolución, sino realizar el traspaso del importe al lugar correcto.

Validaciones previas

Antes de derivar, verificar siempre:

1. Confirmar que el pago esté imputado

Validar:

• Buscar el recibo en Pago Electrónico (PE).
• Confirmar que el pago figure acreditado.

⚠️ Si el pago no se encuentra imputado, no corresponde esta gestión.

2. Identificar dónde debe aplicarse el pago

Verificar mediante Pago Electrónico (PE)

• Legajo correcto.
• Concepto correcto (matrícula o arancel).
• Período correcto.

3. Validar que la imputación actual sea incorrecta

Verificar que en el período o legajo donde quedó aplicado el pago:

• No posea actividad académica.
• No corresponda el cobro de ese concepto.
• El importe deba ser trasladado al concepto correcto.

Si el pago corresponde al concepto donde fue imputado, no corresponde solicitar esta gestión.

Circuito de derivación

7. Traspaso de Aranceles - Ticket A al Ticket B

Descripción

Esta gestión corresponde cuando el estudiante abonó el Ticket A y, debido a la cantidad de materias que cursará en el período B, corresponde trasladar el importe abonado al Ticket B.

El objetivo es ajustar la imputación de los aranceles abonados de acuerdo con la modalidad de cursado del estudiante.

¿Cuándo corresponde?

El estudiante podrá solicitar el traspaso en los siguientes casos:

Carreras de Grado

Corresponde cuando:

• El estudiante abonó Matrícula + Ticket A.
• Solo cursará 3 materias en el período B.

Carreras de Pregrado

Corresponde cuando:

• El estudiante abonó Matrícula + Ticket A.
• Solo cursará 2 materias en el período B.

Validaciones previas

Antes de derivar, verificar siempre:

1. Validar inscripción a materias del período A

Si el estudiante:

No se inscribió a ninguna materia en el período A y tiene el Ticket B pendiente de pago:

➡️ Intentar realizar la anulación del ticket desde la botonera de SGU, siempre que no posea inscripción a materias.

Si no es posible realizar la anulación:

➡️ Derivar ticket según circuito definido para solicitar la gestión correspondiente.

2. Validar actividad académica

Verificar si posee materias inscriptas:

Está inscripto y NO posee actividad académica

➡️ Solicitar anulación correspondiente según circuito definido.

Está inscripto y posee actividad académica

➡️ No corresponde realizar esta gestión.

No está inscripto

➡️ Continuar con el proceso de traspaso.

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8. Pago No Imputado

Descripción

Esta gestión corresponde cuando el estudiante informa que realizó un pago, pero continúa visualizando sus tickets pendientes de pago en Pago Electrónico (PE).

El objetivo de esta gestión es solicitar la revisión del pago cuando el importe abonado no se encuentra reflejado o imputado en la cuenta corriente del estudiante.

¿Cuándo corresponde?

Corresponde realizar esta gestión cuando:

• El estudiante informa que efectuó un pago.
• El pago continúa sin verse reflejado en sus tickets pendientes de pago.
• Transcurrieron más de 72 horas hábiles desde la fecha real de pago.
• El estudiante cuenta con el comprobante correspondiente.

Validaciones previas

Antes de derivar, verificar siempre:

1. Fecha de pago

Validar la fecha real en la que el estudiante realizó el pago.

⚠️ El reclamo corresponde únicamente cuando hayan transcurrido más de 72 horas hábiles desde la fecha de pago.

2. Medio de pago utilizado

Verificar:

• Medio de pago utilizado.
• Si fue realizado con tarjeta de crédito:
  • Marca de tarjeta.
  • Cantidad de cuotas.
  • Medio por el cual efectuó el pago:
    • Pago Electrónico.
    • Telefónicamente.
    • CAU.
    • Presencial en Sede.

3. Datos del pago

Validar:

• Importe abonado.
• Comprobante de pago.
• Concepto que el estudiante intentó cancelar.
• Período involucrado.

4. Facturación a nombre de empresa

Consultar si el estudiante solicitó vinculación de facturación a nombre de una empresa.

5. Verificación de saldo a favor

Ingresar a la opción “Cuenta” en E-Pagos y verificar que el importe no figure como saldo a favor.

⚠️ Si el pago se encuentra registrado como saldo a favor, no corresponde gestionar como pago no imputado.

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 9. Garantía de Adaptación

Descripción

La Garantía de Adaptación (GA) es un beneficio institucional destinado a estudiantes ingresantes que, por diferentes circunstancias que pudieron interferir en el inicio de su trayectoria académica, no pudieron adaptarse o cursar el semestre de acuerdo con lo previsto.

El beneficio permite al estudiante reiniciar su trayectoria académica y económica, bonificando el 100% de la matrícula y de los aranceles abonados, y devolviéndolo a un estado de inicio.

Puede contemplar situaciones vinculadas con dificultades de adaptación al comienzo de la carrera, situaciones personales o cualquier otra circunstancia que haya impedido al estudiante desarrollar normalmente su cursado.

¿Cuándo corresponde?

Corresponde solicitar esta gestión cuando:

• El estudiante es ingresante (NI).
• Pertenece a una carrera de grado o pregrado, en cualquier modalidad.
• Abonó al menos una matrícula y un ticket de arancel.
• No posee materias aprobadas del primer semestre.
• No transcurrieron más de 2 años desde su fecha de ingreso.
• No solicitó previamente la Garantía de Adaptación en ese legajo.

Importante: Las materias de Universitario 21 (U21) aprobadas no impiden solicitar la Garantía de Adaptación.

Condición	Requisito
Tipo de estudiante	Ingresante (NI)
Carreras	Grado y Pregrado
Modalidad	Todas
Pago mínimo	Al menos 1 matrícula y 1 ticket de arancel abonados
Materias aprobadas	No debe tener materias aprobadas del primer semestre
Antigüedad	Hasta 2 años desde la fecha de ingreso
Uso del beneficio	Una sola vez por legajo
GA previa	No debe haber solicitado previamente el beneficio en ese legajo
Legajos activos	No debe tener más de un legajo activo para la autogestión

¿Cómo se gestiona?

La Garantía de Adaptación debe ser gestionada por el estudiante de manera autogestiva

Pasos que realiza el alumno en el Portal

• Ingresar al Portal Estudiante con sus credenciales
• Ir a: Gestiones → Iniciar Trámites
• Seleccionar "Garantía de Adaptación" del desplegable
• Elegir el paquete de materias disponible según su configuración académica
• Visualizar la simulación de tickets económicos
• Aceptar los términos y condiciones
• Confirmar la solicitud
  
  

Casos donde aplica la GA autogestionable:

Situación	Resultado
Solo tiene aprobadas materias de Cuatrimestre 0	Puede solicitar GA
Tiene equivalencias aprobadas	Puede solicitar GA
Tiene una materia aprobada fuera de Cuatrimestre 0	No puede solicitar GA
Tiene GA previa	No puede solicitar nuevamente
Pasaron más de 2 años desde el ingreso	No puede solicitar GA
Carrera modalidad P	Puede solicitar GA
Alumno multicarrera	No puede solicitar GA
Tiene materias REGULARES	Se anulan y pasan a CURSANDO
Tiene materias LIBRE POR NOTA	Se anulan y pasan a CURSANDO
Tiene materias LIBRES	Se anulan y pasan a CURSANDO
Equivalencia aprobada	Mantiene el estado
Materia de Cuatrimestre 0 aprobada	Mantiene el estado
Matrícula + Arancel A + B abonados	Puede solicitar GA
Matrícula + Arancel A abonados	Se bonifican matrícula + A
Solo matrícula abonada	No corresponde GA
Matrícula + A y luego B abonados	Puede solicitar GA
Posee materias aprobadas	No corresponde GA

La Garantía de Adaptación es una gestión autogestionable que el estudiante puede realizar directamente desde el Portal, excepto en los siguientes casos:

• Pase de carrera.
• Pase de modalidad.
• Casos con más de un legajo (multilegajo).

En estas situaciones, el estudiante deberá generar un ticket para que la gestión sea realizada de manera manual.

El circuito de gestión involucra a N2 + SOPER.

Garantía de Adaptación con pase

Cuando el estudiante solicita la Garantía de Adaptación junto con un pase de carrera o modalidad, la gestión debe realizarse de manera manual.

⚠️ Regla clave: primero se aplica la Garantía de Adaptación y luego se gestiona el pase de carrera o modalidad. Nunca al revés.

Validaciones previas

Antes de derivar el caso, verificar:

• Que el estudiante no posea deuda ni saldo a favor superior a $10 en Pago Electrónico → Pago a Cuenta.
• Que el CAU asignado se encuentre activo.
• Que no tenga tickets generados del período en curso. Si existen, intentar anularlos desde SGU.
• Que no exista una Garantía de Adaptación previa en SGU → Listado de Becas.
• Que no existan facturas asociadas a una aplicación previa del beneficio como Nota de Crédito.
• Que no posea materias en condición Libre por Nota. Si las tiene, solicitar previamente la anulación a SOA.

Importante

Si el estudiante realiza una Garantía de Adaptación con pase y luego no registra actividad académica en el nuevo legajo, no podrá otorgarse nuevamente el beneficio, sin excepción.

Al realizar el pase:

• Las materias U21 aprobadas se mantienen.
• Las materias U21 regulares se pierden.
• Las materias aprobadas de carreras anteriores no se trasladan automáticamente.

Circuito de derivación