Gestión de Exámenes

Índice

1. Disponibilidad de mesas de examen

2. Solicitud de anulación de examen

3. Exámenes en Klarway

4. Extensión de tiempo para exámenes

5. Carga de notas

6. Reprogramación de exámenes

7. Simulaciones de examen

1. Disponibilidad de mesas de examen.

Descripción

Esta gestión contempla las consultas relacionadas con la disponibilidad de mesas de examen cuando el estudiante no visualiza mesas para inscribirse o detecta un inconveniente en su publicación.

Consideraciones importantes

La disponibilidad de mesas se encuentra cubierta mediante la ampliación de días y franjas horarias, por lo que no corresponde solicitar ampliación de cupos por preferencia de día u horario.

El estudiante deberá inscribirse en cualquiera de las mesas disponibles.

Tener en cuenta el calendario académico y los períodos de alta demanda, como la cuarta semana de exámenes parciales de las modalidades ED y EDH o los períodos de caída de regularidades, ya que pueden registrarse menor disponibilidad de turnos.

Procedimiento

Antes de generar una derivación, el asesor deberá validar:

1. La disponibilidad de mesas en otros días u horarios.

2. La existencia de mesas habilitadas en el CAU, sede o modalidad correspondiente.

3. Que el período de inscripción continúe vigente.

4. Si se trata de un inconveniente general en la publicación de mesas o de un caso puntual del estudiante.

Solo si, luego de estas validaciones, se confirma un inconveniente en la publicación de mesas, corresponderá generar el ticket por HubSpot.

2. Solicitud de anulación de examen

Descripción

Esta gestión se utiliza únicamente en casos excepcionales en los que el estudiante no pudo completar correctamente un examen debido a un inconveniente generado por la Universidad o por un error en la plataforma Klarway.

Aplica cuando, durante el desarrollo del examen, se produce un error interno que provoca la finalización anticipada de la evaluación, impidiendo al estudiante responder la totalidad de las preguntas y quedando la calificación registrada en el sistema.

Consideraciones importantes

1. La anulación por excepción solo corresponde cuando el inconveniente ocurre durante el examen e impide su correcta finalización.
2. No corresponde solicitar la anulación por motivos personales del estudiante (enfermedad, viaje, mudanza u otras situaciones particulares).
3. No corresponde solicitar la anulación cuando el estudiante no pudo ingresar al examen. En estos casos, deberá gestionarse una reprogramación de examen a través del CAU o sede correspondiente.

Procedimiento

Antes de generar una derivación, el asesor deberá validar:

1. Que el estudiante haya podido iniciar el examen.
2. Que el inconveniente se haya producido durante la evaluación.
3. Que el examen haya finalizado de forma anticipada por un error de la plataforma o por un inconveniente atribuible a la Universidad.
4. Que la situación haya impedido completar el examen y la calificación haya quedado registrada en el sistema.

Solo si se cumplen estas condiciones, corresponderá generar el ticket por HubSpot.

 

 

3. Exámenes en Klarway

3.1 Revisión de examen

Descripción

Esta gestión contempla las consultas de estudiantes que solicitan la revisión de un examen realizado en Klarway, luego de haber utilizado la instancia de revisión disponible en la plataforma y continuar en desacuerdo con la respuesta recibida.

Consideraciones importantes

El plazo para solicitar la revisión desde Klarway es de:

Examen parcial: 10 (diez) minutos posteriores a la finalización del examen.

Examen final: 15 (quince) minutos posteriores a la finalización del examen.

Para que la solicitud quede registrada correctamente, el estudiante deberá completar la totalidad de los datos requeridos por la plataforma.

Procedimiento

Antes de generar una derivación, el asesor deberá validar:

1. Que el estudiante haya realizado la solicitud de revisión desde Klarway dentro del plazo correspondiente.

2. Que ya haya recibido una respuesta a dicha revisión.

3. Que, luego de la respuesta recibida, continúe manifestando desacuerdo con el resultado.

   Solo si se cumplen estas condiciones, corresponderá generar el ticket por HubSpot.

    

3.2 Empadronamiento en Klarway

Descripción

Esta gestión contempla los casos en los que el estudiante presenta inconvenientes al momento de realizar el empadronamiento (registro) en la plataforma Klarway.

Consideraciones importantes

• No corresponde derivar casos cuyo empadronamiento se encuentre en estado "Revisión", ya que el proceso puede demorar hasta 72 horas hábiles.
• Solo corresponde generar una derivación cuando el estudiante presenta un error que le impide completar el registro.

Procedimiento

Antes de generar una derivación, el asesor deberá validar:

1. Que el inconveniente corresponda al proceso de empadronamiento.
2. Que no se trate de un empadronamiento en estado "Revisión".
3. Que el estudiante presente un error durante el registro.

Solo si se cumplen estas condiciones, corresponderá generar el ticket por HubSpot.

4. Extensión de tiempo para exámenes

Descripción

Esta gestión contempla las solicitudes de estudiantes que requieren una extensión del tiempo para rendir un examen debido a los ajustes autorizados por discapacidad.

Consideraciones importantes

• Para los exámenes finales, la mesa deberá encontrarse aceptada para poder solicitar los ajustes correspondientes.

• La solicitud debe realizarse con 72 horas hábiles de anticipación al examen. Transcurrido ese plazo, no se puede garantizar la aplicación del ajuste.

Procedimiento

Antes de generar una derivación, el asesor deberá validar:

• Que el estudiante tenga la marca de discapacidad en HubSpot (Datos Personales).
• Que la solicitud corresponda a una extensión de tiempo para un examen.

Si el estudiante no posee la marca de discapacidad, no corresponde realizar esta gestión y deberá seguir el circuito de alta de ajustes por discapacidad ( revisar en libreto de accesibilidad)Información para la derivación (HubSpot)

 

5. Inscripción a Examen Final

 

 6. Carga de nota de examen parcial/final 

Descripción

Esta gestión contempla las consultas de estudiantes que informan que la nota de un examen parcial o final no se encuentra reflejada en el sistema.

Consideraciones importantes

• Aplica para estudiantes de todas las modalidades.

• En las modalidades P, PH y PD, no corresponde generar una derivación por exámenes finales hasta transcurridas 24 horas desde la finalización del examen, ya que la carga de notas es realizada por el docente.

Procedimiento

Antes de generar una derivación, el asesor deberá validar:

• Que la nota no se encuentre cargada en el historial académico.

Nota definitiva/Nota sistema:

Modalidad P/PH/PD:

• El alumno debe aprobar la primera instancia virtual para acceder al examen oral.
• La nota definitiva corresponde a la obtenida en el examen oral.
• Se debe solicitar a Sistema Q, con la tipificación "Carga de nota examen final" , la carga de la nota.
  
  

Modalidad ED/EDH

• La nota de sistema y definitiva es la misma.
• Se debe solicitar a Sistema Q con la tipificación " Carga de nota examen final " la carga de la nota.

Si luego de estas validaciones corresponde, deberá generarse el ticket por HubSpot.

7. Reprogramación de exámenes

Descripción

Esta gestión contempla las solicitudes de reprogramación de exámenes para las modalidades P, PH, PD, ED y EDH. La reprogramación constituye una gestión excepcional y solo podrá realizarse en los casos previstos para cada modalidad.

Consideraciones importantes

Modalidades P, PH y PD

• Los exámenes finales no se reprograman.
• Solo podrán solicitarse reprogramaciones para parciales, recuperatorios e integradores.
• Las solicitudes se gestionan mediante el formulario establecido para tal fin: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSf6fpSgWrdH6Qhj_3o3KaOwZt4eEo4SWaWItDHQVSSDnlWgIA/viewform
• Los supervisores son los responsables de cargar la solicitud.
• Los asesores pueden consultar el estado y la resolución de la gestión: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1BYi6kfUVjWmUuIu3ZY2a1fx1vErgh7TCAK2wVySLLF0/edit?gid=1577085317#gid=1577085317

Modalidades ED y EDH

El CAU podrá gestionar hasta cuatro (4) reprogramaciones por examen, siempre que:

• El estudiante no puede rendir el examen en la fecha asignada automáticamente por la Universidad. 

• El examen se encuentre dentro del período habilitado.

• El estudiante no haya iniciado el examen.

• El examen no haya finalizado por un inconveniente técnico en Klarway.

Si el examen fue iniciado y finalizó debido a un inconveniente técnico en Klarway, no corresponde una reprogramación. En estos casos deberá gestionarse una Solicitud de anulación de examen.

Casos en los que corresponde solicitar una reprogramación

Modalidades P, PH y PD

• Deportista federado: cuando el estudiante no pueda presentarse a rendir en la fecha asignada debido a la participación en una actividad deportiva oficial 
• Error en Klarway al momento de rendir en la sede.
• Caída del servicio de Internet en la sede.
• Corte de energía eléctrica en la sede.

Modalidades ED y EDH

• Caída del servicio de Internet en el CAU.
• Corte de energía eléctrica en el CAU.
• Disconformidad con la inscripción automática

Procedimiento

Antes de generar una derivación, el asesor deberá validar:

• La modalidad del estudiante.
• La instancia del examen.
• Que el motivo de la solicitud se encuentre contemplado para la modalidad correspondiente.
• Que no corresponda gestionar una Solicitud de anulación de examen por excepción.

 8. Exámenes de simulación

Descripción

Esta gestión contempla las consultas relacionadas con los Exámenes de Simulación y la inscripción a esta instancia cuando el estudiante presenta inconvenientes durante el proceso.

 

Descripción

Esta gestión contempla las consultas relacionadas con los Exámenes de Simulación y los inconvenientes en la inscripción a esta instancia.

Los Exámenes de Simulación son una herramienta de práctica diseñada para que los estudiantes puedan familiarizarse con la modalidad de evaluación y con la plataforma Klarway antes de rendir sus exámenes parciales.

Consideraciones importantes

• Los Exámenes de Simulación no impactan en la calificación del estudiante.
• Consisten en una evaluación de 20 preguntas de opción múltiple.
• El estudiante dispone de hasta tres (3) intentos.
• La instancia puede realizarse durante el período de cursado, incluso si el estudiante ya rindió el parcial.
• El contenido se basa en las lecturas del aula virtual (Canvas) y en la bibliografía básica de la asignatura.
• La inscripción a la simulación se realiza de la misma manera que la inscripción a un examen parcial.

Procedimiento

Antes de generar una derivación, el asesor deberá validar:

• Que la materia se encuentre incluida en el listado vigente de materias con Exámenes de Simulación https://docs.google.com/spreadsheets/d/1s4bljRBU_HwYjdBp0hw_GybTb25ICN5tTqx9ZdjXuSs/edit?pli=1&gid=2130456570#gid=2130456570
• Que la consulta corresponda a un Examen de Simulación.
• Que el inconveniente esté relacionado con la inscripción o con la migración hacia Klarway.
• Que el estudiante presente un error, por ejemplo:
  • No puede inscribirse a la mesa.
  • La inscripción no migra a Klarway.

Solo si se cumplen estas condiciones, corresponderá generar el ticket por HubSpot.